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ヒトリグラス

快適な一人暮らしを応援したいと思っております。

一人暮らしと書類仕事。(1)


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書類仕事について提案させていただきます。

1枚や2枚なら問題の無い書類も、何十枚・何十件と増えれば手間も時間もかかり、誤字や脱字・記入漏れなどのミスにつながります。
問題無く、また負担やストレスも無く書類を片付けるにはどんなことを知っておくべきなのでしょうか。

場所を確保する

作業スペースを作りましょう。
一人暮らしと考え方。「倉庫番」 - ヒトリグラス
最低限、

  1. 未処理
  2. 作業中
  3. 処理済

の3ヵ所が必要です。
この3つの状態が混ざってしまうと混乱してしまいます。
必ず一目で区別が付くようにしましょう。

全体の工程と自分の受け持ちを把握する

書類の回転テーブルを作成しましょう。
一人暮らしと考え方。「回転テーブル」 - ヒトリグラス
その中で自分が担当する範囲を確認します。


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その受け持つ範囲がいくつの工程を必要としているのか自分なりに設定し、それぞれにわかりやすい作業名を付けましょう。

工程を仕分ける

上記で設定した作業工程を

A、自分なりの判断・発想・調査・アポが必要なもの
B、計算・記入・複製など何をするべきか、すでに決まっているもの

の2種類に仕分けてください。


Aの書類は見ているだけでは作業は進みません。
最初に一度眼を通して「どう決断するのか」「何を思いつけば良いのか」「いくつ選択肢があるのか」といった前提を確認して一旦横に置きます。

その間に、判断の必要が無く手を動かすだけで良いBの工程を進めましょう。

どう処理するのか決まってしまえばAの書類もBと同様に、流れ作業で片付けられます。

続きます。